Home Office – melhorando a produtividade
Conteúdo deste post
O que é home office?
Muito tem-se falado sobre home office em tempos de covid-19, mas o uso do termo nem sempre é usado corretamente. Alguns dizem “eu faço home office”. Pode ser verdade… se você for um marceneiro ou designer de interiores! Home office é um lugar e não uma atividade. Numa tradução livre do inglês seria o “escritório em casa”.
É o local de sua casa onde executa seu trabalho, seja como free lancer, empreendedor ou como funcionário trabalhando à distância. Algumas pessoas fazem isso por escolha, por uma melhor qualidade de vida, pelo tipo de segmento que trabalham ou por que foram obrigados devido a pandemia.
Nem todos se adaptam ou tem a disciplina necessária para separar o trabalho das rotinas e distrações da casa. Vejamos a seguir uma lista de prós e contras de um home office.
Vantagens de trabalhar em um home office:
- Economia de tempo do deslocamento de ida e volta da casa para o trabalho, podendo ser utilizado para outras atividades, melhorando a qualidade de vida.
- Redução do stress causado durante o percurso até a empresa, seja dirigindo ou em transporte público. Muitas vezes, já chega-se nervoso, ansioso ou preocupado ao trabalho e, ao retornar para casa, leva-se um tempo até relaxar.
- Economia com o transporte e diminuição da poluição com menos carros circulando.
- Flexibilidade de horário para executar as tarefas, conciliando necessidades domésticas e familiares.
- Possibilidade de ajustar o ambiente nas condições que achar mais confortável, seja em temperatura, luz, plantas, objetos pessoais.
Desvantagens de trabalhar em um home office:
- Pequenas distrações por outras pessoas na casa podem impactar em perda de produtividade. Demora-se um tempo até retomar o fio da meada após uma interrupção, mesmo que rápida.
- Falta de supervisão pode levar à perda de foco, principalmente para os que estavam acostumados com o ambiente corporativo. O excesso de liberdade pode quebrar o ritmo do trabalho, dadas as múltiplas possibilidades de uso do tempo.
- Falta de contato com colegas e superiores pode levar à uma alienação dos objetivos e falta de coesão entre equipes. Ás vezes, videoconferências não são o bastante para manter a unidade de um grupo.
- Estrutura doméstica não propicia um ambiente isolado e livre de interferências, seja pelo espaço físico ou falta de disciplina entre os moradores.
- A falta de disciplina também pode vir da própria pessoa, que não consegue organizar corretamente seu tempo durante o dia, intercalando muitas tarefas com resultado final baixo. Ou aquela “meia hora” a mais na cama, que compensa trabalhando noite adentro.
Algumas sugestões para aumentar sua produtividade e eficiência em um home office.
Tenha seu próprio espaço:
É importante ter um lugar que associe com o trabalho, onde possa se concentrar sem ter interrupções sonoras ou visuais. Nem sempre é possível fazer uma separação física do seu escritório doméstico do restante da casa, principalmente para aqueles cujo trabalho à distancia foi imposto e não um escolha pessoal.
Ter um espaço confortável é imprescindível para manter a produtividade. Por vezes, em casa não temos as mesmas preocupações ou seguimos as determinações ergonômicas ditadas pela politica de saúde da empresa (SESMT – Serviço Especializado em Engenharia de Segurança e em Medicina do Trabalho). Luz, ventilação, ruído de fundo, etc. Tudo impacta em um bom rendimento e saúde física e mental.
Comprar uma cadeira adequada, com ajustes, é um bom investimento.
A separação também é importante para que o trabalho e a vida doméstica não virem uma coisa só. As pessoas mais produtivas conseguem compartimentalizar as duas partes, ora concentrando nas tarefas, ora dedicando-se à outras atividades privadas. Quando não se separa, em pouco tempo vem uma sensação de esgotamento mental, sem ter um lugar onde possa ficar para descansar a cabeça. Também vale para a alimentação: coma na cozinha e não em cima do teclado.
Outro ponto importante, é o acordo interno entre as pessoas que compartilham o mesmo espaço doméstico, para que respeitem e entendam que em certos períodos do dia estará presente, mas não disponível.
Criação de rotinas:
Especialistas, como David Baker, professor sênior da The School of Life no Brasil, recomendam criar algum ritual ou procedimento específico que te “ligue” ao início da jornada de trabalho. Normalmente isso ocorre no deslocamento até a empresa, fazendo a separação da vida particular e a profissional. Como isso não ocorre em um home office, é preciso encontrar algum substituto.
Podem ser coisas simples, como limpar e organizar a mesa, regar uma planta, ou alimentar peixes no aquário. Algo relacionado ao seu home office. É mais um marco psicológico auto imposto. Assim, com o tempo, executar essa rotina já te coloca no modo “trabalho”. O mesmo vale para o fim da jornada.
Organização do dia:
Há quem reclame que, dada a atividade que exercem, não é possível organizar o dia. No best seller, os sete hábitos das pessoas altamente eficazes, o autor Stephen Covey, indica que, mais do que organizar um dia, é preciso organizar uma semana inteira! Segundo ele, um dia é um horizonte de eventos muito curto. Eu já fazia assim antes de ler o livro.
Quanto melhor se organizar, mais rápido executará as tarefas que tem pela frente, sem surpresas e sem imprevistos aleatórios que possam comprometer o rendimento geral.
Defina um tempo para se planejar. Categorize suas tarefas usando a metodologia do que que é urgente e do que é importante (urgente e importante; urgente, mas não importante; não urgente, mas importante; não urgente e não importante).
Divida as tarefas maiores em sub-tarefas. Liste-as e depois risque-as após completadas. Há um sensação de alívio, gratificação e de que está progredindo. Isso também ajuda a evitar a procrastinação (trabalhos ou projetos muito grandes tendem à ser desencorajadores. Divida-os que parecerá que são mais fáceis de se lidar).
Ainda sobre procrastinação, há quem recomende que comece o dia pela pior tarefa que tiver que fazer. “Engolir um sapo” logo pela manhã faz seu dia ser mais tranquilo e produtivo.
Faça pausas:
No jargão corporativo, é o que chamam de “afiar o machado”. Defina intervalos periódicos para tomar água, se alongar, dar uma volta, respirar, ir ao banheiro, checar alguma mensagem de redes sociais. Coisas curtas, que gerem um momentâneo alívio (eu, por exemplo, deveria ter parado para beber água há 12 minutos atrás, mas me empolguei escrevendo o parágrafo. Vou agora).
Há um método chamado “pomodoro” (gestão de tempo inventada pelo italiano Francesco Cirillo), onde sugere-se que divida a jornada em intervalos de 30 minutos, sendo 25 de trabalho e 5 de descanso. Ao final do quarto ciclo, a pausa é de 15 minutos. Dependendo da tarefa, eu sigo deste modo. Durante o trabalho, a concentração é total.
O alerta é para não perder tempo demasiado, como responder mensagens particulares ou ler comentários nas redes sociais (aquela coisa do “só mais um”, “só mais um aí eu paro”. Nisso, se passou 10, 15 minutos). Parar é importante, bem como a disciplina para não abusar.
Vestimenta:
Por estar em casa, as pessoas tendem a ficar com as roupas mais confortáveis, o que é uma vantagem. No entanto, ficar desleixado, de pijama, pode, ao longo do tempo, dar a impressão de que não está trabalhando, impactando na sua autoestima e, consequentemente, no seu rendimento.
Pode-se ter a impressão que está sendo menos profissional e que o trabalho que realiza é menos importante.
A recomendação é que se mantenha o mesmo ritual de higiene que estava acostumado pela manhã e vestir-se com uma roupa um pouco menos informal que um pijama. Uma roupa que usaria para sair na rua para uma atividade qualquer. O importante é ter em mente a diferenciação e divisão do início e término da jornada.
Apresente-se ao seu home office de uma maneira mais profissional, encontrando um meio termo entre o formal e o informal.
Percepção e controle das emoções:
Principalmente nos tempos de crise, como agora com o covid-19, as pessoas ficam mais suscetíveis ao pessimismo e falta de esperança. Saber de colegas que foram demitidos, jornadas reduzidas, o fato de estar trabalhando em casa, pode gerar uma série de preocupações e negativismo que se auto alimentam se não forem bem administrados.
Soma-se à isso o isolamento social, agravando o quadro. Não é preciso nem comentar que pessoas deprimidas normalmente produzem menos.
Dentro da sua programação diária, tente reservar um tempo para conversar com pessoas, ouvir outras ideias. Sair um pouco da bolha imaginária e da repetição de padrões mentais à que se submete.
Ajuste de expectativas:
Essa dica vale mais para os que estão tendo que lidar com o trabalho à distância, devido a pandemia.
Dadas as circunstâncias, é necessário entender que o rendimento do trabalho não será igual de quando se estava na empresa. Certos procedimentos e interações não são possíveis de se executar da mesma forma. Vários ajustes são necessários. Um deles é justamente administrar expectativas.
Os empregados podem se sentir perdidos sem um procedimento e orientações corretas, bem como ficar ansiosos e preocupados com relação ao cumprimento de metas.
Por outro lado, os empregadores, gerentes ou chefes diretos, precisam ajustar os procedimentos de forma à atender as necessidades da empresa, respeitando as limitações que a distância e ausência presencial acarretam. Os líderes podem sofrer de ansiedade, angústia e dúvidas se o colaborador está fazendo o que deve ou se está enrolando.
São necessárias novas metas e métricas de indicadores de desempenho, assim como uma revisão dos níveis de confiança. Desafios de uma nova realidade que podem se estender para além da cura do covid-19.
Conclusão:
Como quase tudo na vida, trabalhar em um home office tem suas vantagens e desvantagens. Com processos e serviços cada vez mais integrados e interligados via web, o trabalho a distância pode se tornar o novo normal em um futuro próximo. Com os devidos ajustes, é vantajoso para quem contrata e para quem executa o serviço.
Além disso, novas oportunidades de trabalho e carreira vão surgindo, substituindo antigas ou sendo criadas para atender outras demandas da sociedade. Ganhar dinheiro em casa e ser empreendedor nunca foi tão fácil como atualmente.
E você, tem seu home office arrumadinho?
